秘書のお仕事とは

サポートのプロ!秘書になるために必要なスキルって一体なに?

「秘書」と聞くと、冷静沈着で仕事ができるイメージがありませんか?
秘書を募集している求人もあることにはあるのですが、ハードルが高いように感じますよね。

しかし秘書のお仕事は幅広く、業務内容によっては得意分野を活かすチャンスです!

秘書はこんな人にぴったり!
・事務仕事が好き/得意
・細かい予定を立てることができる
・秘書検定を持っている/語学力に自信がある

今回はあまり知られていない秘書のお仕事について紹介していきます。
役立つスキルなども参考にしてみましょう♪

秘書の基本的なお仕事内容

秘書のお仕事内容

秘書の仕事はズバリ「上司のサポート」です。
個人またはグループの業務が円滑に進むよう、縁の下の力持ちとしてさまざまな準備・計画を行ないます。

これだけだと難易度が高そうですが、実は秘書といっても一般事務のような業務を任されるケースも珍しくありません。
端的に表すと雑務を担う便利屋さんです。

とはいえ就職する企業や担当する部署によって業務内容は異なります。
秘書が任される主な業務をご覧ください。

メール・電話応対、来客対応

上司に届いたメールや電話の取り次ぎを行ないます。
一般事務が取り次ぎを行なう企業もありますが、人数が少ない個人事務所などでは秘書が対応します。

そして来客対応も秘書の重要なお仕事です。
重役などを接待することもあるため、ビジネスマナーは必須!
清潔感のある身だしなみを心がけることも大切です。

またメール・電話、来客対応では語学力も役立ちますよ♪

スケジュールの管理

上司のその日のスケジュールを確認するのは秘書の基本!
急な予定が入った場合はスケジュールを調整するなどして対応します。

多忙な職種だと分刻みのスケジュールになることもあるため、秘書の管理能力機転の良さが試されます。

文書・資料作成

業務に役立つ情報をまとめたり、上司の代筆者としてスピーチ原稿を作成したりします。
また会議で使用する資料を作成するだけでなく、会議に同席することも。

業務に関する知識やビジネスマナーが活きてくる業務です。

出張の準備

出張先への交通手段、または宿泊施設の手配などを行ないます。
日程表を作成して1日のスケジュールを組み立てることも必要です。

秘書として出張に同席することもあります。

その他の業務

こまごました事務作業は通常業務に組み込まれています。
お中元やお歳暮の手配、オフィスの清掃、冠婚葬祭の情報共有など、あらゆる雑務を任されるのも秘書ならでは。

細かいところに気が付く人は重宝されます♪

秘書の平均収入

秘書の平均収入

秘書は任される業務が多く、場合によっては責任重大な役割を担うお仕事。
その分お給料も高めなんです♪

雇用形態 時給 月収 年収
正社員 28万円 335万円
派遣社員 1,300円 20.8万円 250万円
パート・アルバイト 1,100円 17.6万円 211万円

※月収や年収は1日8時間×月20日勤務の場合で算出しています

正社員の年収は300万超え!
女性が求められる職種でもあるため、がっつり稼ぎたいという人にはぴったり。
企業によってはより高収入を目指せます。

そしてパート・アルバイトの平均時給も1,100円~と高めです。
事務経験がある人や管理能力を活かしたい人におすすめですよ♪

秘書のメリット・デメリット

秘書のメリットとデメリット

高収入が期待できる秘書のお仕事♪
しかし向いている人・向いていない人に分かれるのも確か。

秘書として働くメリットとデメリットをしっかりチェックしてみましょう!

メリット1:高いレベルのビジネスマナーが身につく

社内だけでなく社外の人ともやり取りをする秘書は、高いビジネスマナースキルが必要です。
言葉遣いはもちろん、冠婚葬祭や接待時の対応など、あらゆるシーンで丁寧な対応が求められます。

秘書検定を取得するなどの努力も大切ですよ♪

メリット2:判断力や管理能力のスキルアップが可能

スケジュールの変更は日常茶飯事!
どうすれば予定を崩さず業務を進められるか、瞬時に判断できる能力が重要です。

また上司の業務内容を把握することも秘書の務めです。
先回りして上司をサポートできればプロの秘書と言えます!

メリット3:常に新しい経験ができる

受け持つ上司や部署にもよりますが、任される仕事の範囲はかなり広め。
毎日同じ作業を繰り返すわけではなく、臨機応変な対応が求められるシーンも多いのです。

新しい経験ができる環境なので、スキルアップを目指す人には最適ですね♪

デメリット1:勤務時間は上司によって左右される

たとえば担当している上司の商談が急に決まった場合などは、休日であっても対応しなければいけません。
予定通りに業務が進まない場合は勤務時間が不規則になることも。

シフトの融通は利きにくいといえるでしょう。

デメリット2:任される業務が多く効率が求められる

細かい雑務も多いとはいえ、秘書の業務には重要度が高いものもあります。
任された仕事をどれだけ効率よくこなすか、常に考えて動かなければいけません。

業務の幅が広いため、事務経験者であっても慣れないうちは苦労します。

デメリット3:思ったより地味な作業が多い

「バリバリ仕事をこなす」「上司に付き添って出張する」というイメージを抱いていても、実際は事務作業ばかりというケースも少なくありません。
想像とのギャップに落胆してしまう人もなかには居るでしょう。

業務内容は企業によって異なります。
求人情報だけでなく企業の事業内容にも目を通して、自分に合う職場探しをしましょう。

まとめ|キャリアアップを目指す人に向いている!

初心者歓迎の求人も見つかりはしますが、秘書の業務は経験者向きです。
事務経験がある人、または秘書としての実務経験がある人に適しています。

担当上司が課長、部長、社長とレベルアップするほどお給料も高くなるため、経験を活かして復職したい・転職したい人は求人を探してみましょう!

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